Was ist eigentlich ein (Social) Intranet?

Mehr Produktivität und Effizienz durch ein Intranet im Unternehmen

Durch die fortschreitende Digitalisierung setzen immer mehr Unternehmen auf neue und vor allem moderne Technologien. Dabei fällt vor allem immer öfter der Begriff „Intranet“ bzw. „Social Intranet“. Doch was wird eigentlich unter einem Social Intranet verstanden und welche Vorteile bietet ein Portal für ein Unternehmen.

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Definition und Funktionen eines Intranets

Der Begriff Intranet (auch: Social-Intranet oder Business Intranet) beschreibt im Allgemeinen ein internes Informationsportal, welches unternehmensrelevante Informationen an zentraler Stelle digital zur Verfügung stellt. Im Grunde ist dies ein firmeninternes Internet, das ebenfalls über eine URL im Browser aufgerufen wird. Es Dabei dient es beispielsweise der Veröffentlichung von Unternehmensnews oder der Ablage von relevanten Dokumenten, wie z.B. Arbeitsrichtlinien oder Anweisungen.

Darüber hinaus bietet das Intranet zahlreiche weitere Funktionen, wie etwa die Unterstützung der Zusammenarbeit im Team. Über sogenannte Social Features können Mitarbeiter, neben dem "Konsumieren" von Informationen, aktiv in die Kommunikation eingebunden und deren Engagement gefördert werden. Das Intranet als wichtiges Informations- und Kommunikations-Instrument bildet somit den Dreh- und Angelpunkt, der alle unternehmensrelevanten Informationen und Dokumente zur Verfügung stellt und den Austausch zwischen den Mitarbeitern fördert.

Vorteile eines Intranets (auch für kleine Unternehmen)

Eine Intranet-Software bietet zahlreiche Vorteile. Die wichtigsten Vorteile und Features eines Business Portals werden im Folgenden erläutert.

Zielgruppenorientierte und mehrsprachige Anzeige von Informationen

Intranet-Portale sollen möglichst effizient und einfach Informationen an die Mitarbeiter bringen, sodass diese relevante Informationen konsumieren können. Hat das Unternehmen beispielsweise mehrere Standorte, macht es Sinn, standortspezifisch Informationen zu veröffentlichen.

So können über das Social Intranet Unternehmensnews je nach Standort publizieren werden. So sehen etwa Mitarbeiter vom Standort München beispielsweise nur die für sie relevanten Informationen und Mitarbeiter aus China dagegen nur News, die für ihren Standort notwendig sind. Das gleiche gilt natürlich auch für die Anzeige der News in der entsprechenden Landessprache. Die mehrsprachige Anzeige von Informationen im Intranet ist essenziell für die Benutzerakzeptanz der Mitarbeiter.

Schnelles Finden von Informationen zentral an einem Ort

Ein Intranet soll möglichst intuitiv aufgebaut werden. Mitarbeiter haben keine Zeit und Lust, lange nach Informationen zu suchen. Sie sollten die Möglichkeit haben, schnell auf benötigte Dokumente zugreifen zu können, ohne gezielt zu wissen, wo diese abliegen. Über sogenannte Suchfelder und Filterfunktionen kann einfach und an einer zentralen Stelle nach den gewünschten Dokumenten gesucht werden. Dies erspart nicht nur Arbeitszeit, sondern erhöht auch die Akzeptanz eines Intranet im Unternehmen und steigert die Produktivität der Mitarbeiter.

Deviceunabhängige, benutzerfreundliche & einfache Darstellung im unternehmensindividuellen Design

Moderne Technologien sind heutzutage im Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken. Nur mit einem modernen Design und einer benutzerfreundlichen Bedienung wird die Akzeptanz der Nutzer für ein Intranet gewonnen. Ein wichtiger Punkt hierbei ist das responsive Design, d.h. der Zugriff auf die Anwendung soll von jedem mobilen Endgerät möglich und die Darstellung der Oberfläche darauf optimiert sein. Des Weiteren sollte das Intranet nach dem CI des Unternehmens gestaltet werden, sodass sich Mitarbeiter damit identifizieren können. Nur mit einem modernen Design schaffen es Unternehmen, dass ihre Mitarbeiter das Intranet gerne nutzen. Nur so wird auch automatisch sichergestellt, dass Mitarbeiter stets auf dem aktuellen Stand bleiben.

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