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Digitaler Arbeitsplatz

So geht digitale Zusammenarbeit heute

Vollzeit im Büro? Undenkbar. Auch nach Corona flexibel bleiben? Unbedingt.

Die Lösung: der digitale Arbeitsplatz von Microsoft

Wer standortunabhängig Arbeiten möchte braucht ein Tool zur digitalen Zusammenarbeit und ein Intranet für die Unternehmenskommunikation. Gemeinsam bilden sie die Basis für den digitalen Arbeitsplatz und den zentralen Einstiegspunkt für alle Mitarbeiter. Von hier aus kann jeder einzelne Mitarbeiter alle anfallenden Aufgaben steuern und ausführen.

So sieht der Digital Workplace mit Microsoft aus

INTRANET

unternehmensweit kommunizieren und Dateien allen Mitarbeitern jederzeit und auf allen Devices zur Verfügung stellen auf Basis von SharePoint

DIGITALE ZUSAMMENARBEIT

über Standorte hinweg im Team kommunizieren und Dokumente bearbeiten, teilen und ablegen mit dem Kollaborations-Tool Microsoft Teams

BEISPIEL

Der Digital Workplace im Arbeitsalltag

Die Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes mit Microsoft 365

Die Arbeitsumgebung ist einheitlich. In modernen Arbeitswelten arbeiten alle Mitarbeiter auf derselben Oberfläche im selben Tool.

Dadurch ist unternehmensweit eine einheitliche User Experience gesichert, was wiederum das Arbeitsergebnis positiv beeinflussen kann und Zeitverlust durch Systemsprünge reduziert.

Diese einheitliche Arbeitsumgebung ist standortunabhängig für alle Mitarbeiter gegeben.

Warum eine einheitliche Arbeitsumgebung wichtig ist

Weil Inhalte und Dateien zentral an einem Ort bearbeitet, abgelegt und geteilt werden. Das beugt Datenverlust vor, vereinfacht den Arbeitsalltag und stellt die Produktivität standortunabhängig sicher.

Gleichzeitig sind moderne Arbeitswelten personalisiert. So einzigartig wie die Aufgaben, Verantwortungsbereiche und Needs eines jeden Mitarbeiters, so einzigartig sollte auch seine digitale Arbeitslandschaft sein. Ein intelligenter digitaler Arbeitsplatz wird den Anforderungen einzelner Mitarbeiter individuell gerecht und blendet alles Unnötige aus.

Welche Vorteile hat ein personalisierter Arbeitsplatz?

Die Microsoft 365-Umgebung ermöglicht durch individualisierbare Einstellungen eine rundum benutzerfreundliche Arbeitsumgebung für jeden einzelnen Ihrer Arbeitnehmer. Welche Anwendungen im Arbeitsalltag benötigt werden, legt jeder Mitarbeiter selbst fest. Das fördert die Mitarbeiterzufriedenheit, stärkt den Fokus und sorgt so für mehr Effizienz und Produktivität im Arbeitsalltag.

Zudem ist die digitale Arbeitsumgebung mit Microsoft 365 rundum sicher. Am digitalen Arbeitsplatz sind Zugriffsrechte klar definiert und werden kontinuierlich durch die interne IT geregelt. Kritische oder vertrauliche Inhalte stehen so nur ausgewählten Personengruppen zur Verfügung und der Zugriff darauf kann nur mit entsprechender Berechtigung erfolgen. Das schützt Unternehmensdaten – vor Ort und auf allen mobilen Devices.

Wie werden Zugriffsrechte sichergestellt?

Je nach Rolle, Position und Abteilung haben Mitarbeiter Zugang zu unterschiedlichen Dateien. Einzelne Dokumente aber auch ganze Ordner stehen damit nur den jeweils berechtigten Personen zur Verfügung. Ebenso können Rollen definiert werden welche festlegen, wer ein Dokument bearbeiten darf oder es nur einsehen kann.

Kollaboration steht bei Microsoft im Mittelpunkt: Kollaboratives Arbeiten mit Kollegen, Kunden und externen Mitarbeitern über Standorte hinweg bildet die Grundlage für Unternehmen, sich an die neuen Bedingungen anzupassen und darin zu bestehen. MS Teams bildet als Nummer Eins-Kommunikationstool alle Bedürfnisse an die interne und externe Kommunikation der Mitarbeiter ab.

Welche Möglichkeiten bietet MS Teams zur Kollaboration?

Das Microsoft 365-Tool Teams ist das Herzstück moderner Arbeitsplatzgestaltung. Von hier aus können Teammitglieder Nachrichten versenden, in Gruppenchats aktiv sein sowie per Internet- oder Videotelefonie in Kontakt bleiben. Durch die Verknüpfung mit dem unternehmenseigenen Microsoft 365-Intranet lassen sich Inhalte schnell und einfach zwischen den Systemen teilen.

Case study

Waren schon vor Corona optimal für das hybride Arbeiten gerüstet:

Logo Miba Digitale Transformation Referenz
Lesen Sie die Erfolgsgeschichte des Global Digital Workplace bei der Miba AG.
CASE STUDY HERUNTERLADEN

Was sind die Top-5-Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes?

Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten
Einheitliche Struktur und bessere Auffindbarkeit von Dateien und Dokumenten
Weniger Systemsprünge und Insellösungen
Höhere Produktivität und gesteigerte Effizienz
Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit dank moderner Arbeitsumgebung

Hybrid Arbeiten mit einem digitalen Arbeitsplatz von Microsoft:

Warum der digitale Arbeitsplatz kein Selbstläufer ist

Die meisten Unternehmen haben sich das hybride Arbeitsmodell nicht ausgesucht, sondern wurden mit der Corona-Krise vielmehr dazu gezwungen. Dementsprechend verbreitet ist die Meinung, dass hybrides Arbeiten ganz intuitiv funktioniert. Die Erfahrungen aus dem Jahr 2020 zeigen ein anderes Bild.

Besonders im Homeoffice muss die Zusammenarbeit mit Kollegen optimal organisiert sein: Andernfalls entstehen fatale Ineffizienzen, beispielsweise bei Prozessen und der Dokumentenablage.

6 Stunden und 5 Minuten: soviel Zeit könnten Angestellte jede Woche sparen, wenn es im Unternehmen effizientere Abläufe und Prozesse gebe.

Ein dezentrales oder unstrukturiertes Dokumentenablagesystem führt dazu, dass Mitarbeiter Dateien doppelt oder an unterschiedlichen Orten ablegen. Das kostet enorm viel Zeit – sowohl bei der Ablage, als auch bei der späteren Suche.

Jeder deutsche Wissensarbeiter hat laut einer Studie pro Tag 10 verschiedene Tools im Einsatz, in denen bis zu 23 Mal gesprungen wird.

5 Stunden pro Woche wenden Mitarbeiter für Tätigkeiten auf, die bereits von einem Kollegen erledigt wurden.

Quelle: Asana „Bericht zur Anatomie der Arbeit 2021“

Wir gestalten Ihren digitalen Arbeitsplatz neu

Sie wollen die Arbeitsplätze in Ihrem Unternehmen fit machen für die Anforderungen von heute? Wir unterstützen Sie dabei. Von der Beratung über die Auswahl und Implementierung von sinnvollen Apps für Ihren Arbeitsalltag hin zur Mitarbeiterschulung für eine reibungslose Handhabung Ihrer neuen Tools, begleiten wir Sie bei jedem Schritt der Umsetzung.

Informieren Sie sich gleich persönlich. Wir beraten Sie gerne ausführlich und unverbindlich. Ob per E-Mail, Telefon oder über das Kontaktformular - wir freuen uns, von Ihnen zu hören!

Über Halvotec Digital Experts

Wir bei Halvotec Digital Experts glauben, dass jedes Unternehmen den Schritt in die digitale Zukunft schaffen kann. Mehr noch: Dass es jedes Unternehmen verdient hat, diesen Schritt mühelos und mit kompetenter Unterstützung zu gehen. Deshalb begleiten wir Sie mit unserem Team aus leidenschaftlichen Digitalisierern auf dem Weg in eine hybride Arbeitswelt. In der ein digitaler Arbeitsplatz keine Option ist - sondern ein Muss.

Halvotec Digital Experts Microsoft Partner

Höchste Kompetenz in allen Disziplinen

Microsoft Gold-Partner

Als zertifizierter Microsoft Gold-Partner bleiben wir durch umfassende Weiterbildungen immer auf dem aktuellen Stand und weisen unsere hohe technische Expertise in Prüfungen kontinuierlich nach.

Es ist Zeit für Lösungen. Wir begleiten Sie!

Vertrauen Sie auf die Digitalisierungsexperten mit über 20 Jahren Erfahrung im IT-Business.

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VICTORIA HEIDENSTEDT
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