Business Process Management (BPM) befasst sich mit der Verbesserung eines Geschäftsprozesses von Anfang bis Ende. Dabei läuft der BPM cycle folgendermaßen ab: Im ersten Schritt wird der Prozess analysiert, danach modelliert und letztendlich optimiert. Nach der Business Process optimization wird der Prozess anschließend überwacht und kontinuierlich weiterentwickelt.
Mit Business Process Management (BPM) lassen sich Geschäftsfunktionen auf die Bedürfnisse der Kunden zuschneiden. Dabei wird darauf abgezielt, Geschäftsprozesse zu automatisieren und kontinuierlich zu verbessern. Damit wird Ordnung, mehr Effizienz, größere Zeitersparnis u.v.m. geschaffen. Durch diese Kontrollmöglichkeit unzähliger Prozesse können diese fortlaufend optimiert und eine eine effiziente Organisation geschaffen werden. Führungskräfte können so unterschiedliche Prozesse in ihrer Organisation verstehen und sie kontinuierlich verbessern. Ein weiterer Punkt der Business Process Definition ist es, mittels BPM Fehler zu reduzieren, Verschwendungen zu minimieren und somit bessere Produkte und Dienstleistungen anbieten zu können.
Business Process Management umfasst das Management-Konzept, um Prozesse im Unternehmen zu gestalten, auszuführen, zu steuern und zu optimieren. Ein Geschäftsprozess ist per Definiton eine oder eine Reihe von Aktivitäten, die ein bestimmtes Organisationsziel erreichen soll. Dabei wird darauf abgezielt, einen oder mehrere Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende zu verbessern, sowie eine ständige Prozessüberarbeitung zu gewährleisten.
Unternehmen stehen verschiedenste BPM-Methoden zur Auswahl, etwa Six Sigma oder Lean Process Management. Das Hauptziel von BPM ist schließlich die Prozessoptimierung, d.h. schlankere Prozesse, die effizientes Arbeiten ermöglichen sowie Prozessautomatisierung, um die tägliche Arbeit einfacher zu gestalten und gleichzeitig Fehler zu minimieren.
Der Erfolg in einem Unternehmen ist oftmals davon abhängig, wie gut interne Abläufe mit den Kundenanforderungen übereinstimmen. Durch die Einführung von BPM haben Organisationen die Möglichkeit, Geschäftsprozesse zu digitalisieren bzw. zu modernisieren und somit eine agile Arbeitsweise zu etablieren. Wichtige Elemente sind dafür die Modellierung der Abläufe, deren gezielte Durchführung und Überwachung sowie die kontinuierliche Optimierung.
Da es sich um einen BPM-Kreislauf handelt, ist die prozessorientierte Methode ein endloses Projekt mit dem Ziel der kontinuierlichen Verbesserung der gesamten Organisation. BPM Management hilft, sich einen Überblick über Prozesse zu schaffen, diese neu zu definieren, abzubilden und zu koordinieren. Aufgrund dessen kann agil gehandelt werden, da eine langfristige Verbesserung der Abläufe geschaffen wird.
In jedem Unternehmen existieren Unmengen an Vorgängen. Seien es Urlaubsanträge, Beschaffungsprozesse, Anträge oder Kunden Requests für beispielsweise Ersatzteile. Dabei stellt sich die Frage, wie in diesen genannten Bereichen ein stabiler und sicherer Informationsfluss gewährleistet werden kann. Besonders bei lang laufenden, zustandsbehafteten Prozessen mit menschlichen Interaktionen ist BPM-Prozessmanagement von großem Vorteil. Durch den Einsatz wird ein spürbarer Mehrwert geschaffen, indem sich Transparenz und Flexibilität der Prozesse erhöhen.
Ein grundlegender Vorteil ist die Steigerung der Effizienz. Informationen, wie z. B. Anträge, werden durch BPM in angemessener Zeit an den richtigen Ort und dem richtigen Abnehmer geliefert. Des Weiteren können Ressourcen besser verteilt, Prozesse automatisiert sowie die Zusammenarbeit optimiert werden. Die tatsächlichen Prozesskennzahlen werden dabei mit Plandaten verglichen, um Geschäftsprozesse zu evaluieren und zu steuern. Mit der Plattform „BPM Wiki“ können Prozess-Diagramme visualisiert, mit einer Community geteilt und schließlich das Business Process Diagram verbessert werden kann. Ebenso ist dort eine große Ansammlung von Wissen, Process Management Definitionen und Erklärungen in Bezug auf BPM Prozesse zu finden.
Der unternehmerische Erfolg hängt stark davon ab, inwieweit ein Unternehmen die Anforderungen und Ansprüche von Kunden in der digitalen Welt erfüllen kann. Business Process Management spielt dabei eine wichtige Rolle, da sie die dafür erforderlichen Änderungen wesentlich erleichtern würde. Es bietet eine wesentliche Grundlage, um digitale Strategien und Initiativen erfolgreich umzusetzen. Des Weiteren kann ein BPM Process auch als ein wichtiger Treiber der Digitalisierung gesehen werden, ohne dem Unternehmen die riesigen Datenmengen langfristig nur schwer handeln können.
BPM soll eine ganzheitliche Umsetzung fördern und eine nachhaltige Zusammenarbeit zwischen Digital-, Prozess- und IT-Community etablieren. Auch stellen die zahlreichen unterschiedlichen IT-Systeme und Speicherorte eine Herausforderung für Unternehmen dar. Dadurch kann es zu Prozesslücken kommen, welche negative Auswirkungen auf das effiziente Arbeiten haben. Business Process Management hilft, mehrere Bereiche zusammenzufassen und diese Lücken zu schließen.
