Das Dokumentenmanagement, etwa mit SharePoint, ist für viele Unternehmen der erste Schritt hin zum papierlosen Büro. Die Fülle an unternehmensrelevanten Dokumenten, die täglich veröffentlicht werden, ist groß. Handbücher, Anweisungen, Konzepte oder Protokolle – Dokumente spielen intern wie extern eine tragende Rolle bei der Dokumentation und Verbreitung wichtiger Informationen. Nicht zuletzt hat auch Corona das Bewusstsein für die Vorteile des Dokumentenmanagements weiter geschärft:
Die Frage ist deshalb nicht mehr ob Unternehmen von einem digitalen Dokumentenmanagement profitieren. Die Frage ist, welches Tool sich am besten den individuellen Anforderungen im Büroalltag anpasst.
Microsoft bietet mit seiner umfassenden Softwarelösung Office 365 mehrere Möglichkeiten, Dokumente abzulegen und zu verwalten. Im Folgenden stellen wir die drei relevanten Workloads für die Dokumentenablage in Office 365 vor und erklären, welches Tool für welchen Anwendungsfall geeignet ist.
SharePoint online ist ein Serviceangebot von Office 365 und bildet die Grundfunktionalitäten eines ECM (Enterprise-Contentmanagement-System) ab. Das bedeutet, dass hier unternehmensrelevante Informationen für Mitarbeiter zentral erfasst, verwaltet und bereitgestellt werden. Microsoft SharePoint bildet somit die technische Grundlage für den Aufbau eines Intranets. Inhalte, Wissen und Dokumente können den Mitarbeitern einfach und zentral zur Verfügung gestellt werden. SharePoint online bietet zudem eine große Bandbreite an Möglichkeiten für die Verwaltung von Dokumenten. Die Kernfunktionalitäten des Dokumentenmanagements in SharePoint sind:
Metadaten bezeichnen Informationen die helfen, Dokumente ablegen zu können. Anhand dieser Informationen können Suchfelder angelegt werden, um die Dokumente einfach und schnell wiederzufinden.
Dokumententyp: Konzeption
Abteilung: Marketing
Ersteller: Ted Krueger
Erstelldatum: 03.12.2020
Über diese Informationen kann nun im Nachhinein gesucht werden, ohne den Titel des Dokuments zu kennen.
Mithilfe der Versionierung von Dokumenten können Änderungen an Dokumenten nachvollzogen und wiederhergestellt werden.
Wenn Änderungen an Dokumenten vorgenommen werden sollen, können Dokumente ausgecheckt werden, sodass sie in dieser Zeit nicht geändert werden können. Sobald die Änderung durchgeführt worden ist, kann das Dokument wieder eingecheckt werden. Hierbei ist wiederum die oben genannte Versionierung von Vorteil.
SharePoint ist das passende Tool für alle Informationen, die einer Vielzahl an Mitarbeitern strukturiert bereitgestellt werden sollen. Besonders das Verschlagworten von Metadaten macht SharePoint zum optimalen Helfer, wenn Sie Dokumentenstrukturen erstellen möchten. Die Ablage in SharePoint ermöglicht eine permanente Verfügbarkeit sowie einen mobilen Zugriff – ein wichtiger Faktor für die Arbeit im Homeoffice. Dokumente wie Leitfäden, Dokumentationen oder allgemeingültige Vertriebsdokumente, die das ganze Unternehmen betreffen, eignen sich für die Ablage in SharePoint besonders gut.
Die folgende Abbildung zeigt, wie eine strukturierte Dokumentenablage in SharePoint online aussehen kann:
Kurzlebige Dokumente, also solche, die sich noch im Entstehungsstatus befinden und an denen noch gearbeitet wird, sind für die Ablage in SharePoint eher ungeeignet. Erst wenn ein Dokument einen gewissen Reifegrad besitzt und vorerst keine weiteren Änderungen anstehen, kann dieses strukturiert (mit Metadaten) in SharePoint abgelegt und verwaltet werden.
Wie der Name schon sagt, liegt der Fokus von MS Teams auf der Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams. In Chats, Teams-Kanälen und Webcam-Meetings können Mitarbeiter einfach digital miteinander kommunizieren und dabei Dokumente austauschen und ablegen.
Mithilfe des Tools können Dokumente sowohl direkt mit einzelnen Personen ausgetauscht als auch in sogenannten Teams geteilt werden. Teams setzen sich aus Personen mit einem gemeinsamen Interesse zusammen, wie etwa ein Projektteam oder eine Abteilung. MS Teams eignet sich daher vor allem für die Ablage von Dokumenten, an denen gemeinsam gearbeitet wird und die sich noch in der Entstehungsphase befinden.
Allgemeingültige Dokumente, welche für alle Mitarbeiter ersichtlich sein sollen. Durch die Gruppierung in Teams oder in einzelnen Chats ist die Ablage von Dokumenten mit einem finalen Status nicht sinnvoll.
Wichtig: Dokumente können in Teams nicht über Metadatenstrukturen abgelegt und verwaltet werden. Die einzige Möglichkeit, Dokumente strukturiert abzulegen, bilden Teams, Kanäle und Ordner.
Wie MS Teams und SharePoint, ist auch OneDrive Teil der Office 365-Familie. Dokumente und Dateien können mithilfe des Tools verwaltet werden. Dabei eignet sich OneDrive besonders gut für die individuelle Ablage von Dokumenten – und kann somit als eigener Speicherort definiert werden.
Dokumente an denen individuell gearbeitet wird ohne direkten Austausch mit mehreren Personen.
Allgemeingültige Dokumente, welche mehrere User betreffen oder gar das ganze Unternehmen. Diese Dokumente werden beispielsweise in einem SharePoint Intranet oder in einem Teamraum in MS Teams abgelegt. Des Weiteren gibt es in OneDrive die Möglichkeit, Dokumente über Ordner zu strukturieren.
Am digitalen Arbeitsplatz geht kein Weg mehr vorbei. Microsoft Office 365 bietet mit SharePoint, MS Teams und OneDrive drei zuverlässige Tools für das Dokumentenmanagement in Unternehmen. Welches sich für den Alltag in Ihrem Unternehmen am besten eignet, hängt von verschiedenen Faktoren ab. SharePoint hat sich bei der langfristigen und strukturierten Ablage bewährt, während MS Teams Unterstützung beim schnellen, projektbezogenen Datenaustausch bietet. Für Dokumente, an denen Mitarbeiter solo arbeiten, eignet sich hingegen OneDrive. Unsere Tabelle zeigt die Vor- und Nachteile der drei Tools noch einmal auf einen Blick:
