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Workflows und Prozesse automatisieren: Der Weg zur Geschäftsprozess-Optimierung

Wollen Unternehmen die Vorteile effizienter Prozesse nutzen, stellt die Geschäftsprozessoptimierung einen wichtigen Hebel dar. Wir erklären, warum Optimierung ohne Automatisierung nicht funktioniert und wie Unternehmen Workflows und Business Prozesse konkret verbessern können.

Geschrieben von
Anne-Laura
January 19, 2022
-
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Inhaltsverzeichnis

  1. Optimierung und Digitalisierung von Prozessen
  2. Digitale Workflows mit Power Automate von Microsoft
  3. Prozesse konkret verbessern mittels BPM (Business Process Management)
  4. Geschäftsprozessoptimierung in Kürze

Geschäftsprozesse bilden den Mittelpunkt eines jeden Unternehmens – das gilt für den Mittelstand ebenso wie für die AG. Über Abteilungen, Rollen und Hierarchien hinweg, hängt der Erfolg unzähliger Abläufe davon ab, wie, wo und in welchem Tempo Prozesse ihre Wege nehmen. Einmal falsch abgebogen und es drohen unzufriedene Kunden, Datenchaos oder fatale Ineffizienzen. Kurzum: Es gibt kein Unternehmen, das es schafft, ohne effiziente Prozesse im Geschäftsalltag erfolgreich zu performen und Wettbewerbsvorteile langfristig zu sichern.

Warum sollten Unternehmen ihre Geschäftsprozesse optimieren?

  • Geschäftsprozesse werden immer komplexer
  • Abteilungs- und organisationsübergreifende Prozesse nehmen zu
  • Flexibilität in den Abläufen wird immer wichtiger
  • Agile Organisation & Prozessoptimierung werden für die Wettbewerbsfähigkeit stetig relevanter

Hand in Hand: Optimierung und Digitalisierung von Prozessen

Wollen Unternehmen die Vorteile effizienter Prozesse nutzen, stellt die Geschäftsprozessoptimierung einen wichtigen Hebel dar. Ziel der Geschäftsprozessoptimierung ist es, Prozesse so zu optimieren, dass deren Effizienz gesteigert und Durchlaufkosten gesenkt werden.

Zur Optimierung von Geschäftsprozessen stehen Unternehmen heute eine Reihe neuer Technologien zur Verfügung: Buzzwörter wie Business Process Management (BPM), Robotic Process Automation (RPA) oder Hyperautomation sind einem neuen technologischen Zeitalter entwachsen.

Tools zur Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen bilden für Unternehmen damit eine wichtige Stellschraube auf dem Weg zu mehr Prozesseffizienz und Wettbewerbsfähigkeit. Die Rechnung ist einfach: Je höher der Digitalisierungsgrad, desto größter der Wettbewerbsvorsprung am Markt.

Welche konkreten Ziele lassen sich mit der Prozessdigitalisierung erreichen?  

  • Reduzierter Zeit- und Ressourcenaufwand und Fehler von zuvor manuellen Tätigkeiten
  • Gesteigerte Flexibilität, Agilität und Effizienz in der Organisation
  • Nachhaltige Senkung der Betriebskosten
  • Skalierbare und transparente Prozesse
  • Erhöhte Zufriedenheit und Loyalität der Kunden

Sie hören lieber zu?

In unserer Webinar-Aufzeichnung finden Sie heraus, wie Sie Ihr Unternehmen mit Prozessdigitalisierung zum Erfolg führen können. Zudem erfahren Sie:
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wie Sie mit Automatisierung dem Wettbewerb voraus sein können
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was die Tools die wir einsetzen für Möglichkeiten bieten
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wie Sie die ersten Schritte zur Implementierung vornehmen können
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Wie finde ich das richtige Automatisierungstool?

Der Bereich Prozessdigitalisierung hat in den letzten Jahren einen Quantensprung vollzogen. Angefangen mit konfigurierbaren Tools zur Workflow-Automatisierung, hin zu robotergestützter RPA-Software, stehen Nutzern inzwischen eine Vielzahl von Anwendungen zur Verfügung. Für Unternehmen gilt es nun, den Überblick zu behalten und den passenden Anbieter für interne Prozesse auszumachen. Für eine reibungslose Automatisierung von Prozessen, sorgt ein kompetenter Partner mit langjähriger Erfahrung in der Prozessoptimierung.

Ob nun im Alleingang oder mit fachlicher Unterstützung: Wer Ineffizienzen beheben und Geschäftsziele schneller erreichen möchte, muss sich im ersten Schritt seine Abläufe genauer ansehen. Denn: Prozess ist nicht gleich Prozess. Fragen, die es bei der Auswahl des passenden Tools zu bedenken gilt, sind:

  • Wie komplex ist mein Ablauf?
  • Wie viele Prozessbeteiligte sind involviert?
  • Werden Freigaberegelegungen benötigt?
  • Welche Schnittstellen zu anderen Systemen werden gebraucht?
  • Sind die Prozessbeteiligten gewillt, ihre bisherige Vorgehensweise langfristig zu ändern?

Einsatzbereich: Wo kann ich Automatisierung überhaupt nutzen?

Automatisierung? Das gibt es doch nur in der Produktionsbranche. Falsch! Das Gegenteil ist der Fall. Automatisierung lässt sich heute in allen Branchen und Unternehmen jeder Größe implementieren. Fakt ist: Automatisierung kann über alle Abteilungen hinweg Vorteile im Unternehmen schaffen.

  • Im Finance: Rechnungseingang (Bezahlvorgang auslösen), Bestellungen etc.
  • In der Verwaltung: Dokumentenfreigabe, Reisekostenabrechnung, Catering für Gäste etc.
  • In der IT: Jegliche Soft- und Hardware Anträge freigeben lassen etc.
  • Im HR: Onboarding und Offboarding handhaben etc.

Digitale Workflows mit Power Automate von Microsoft

Möchten Unternehmen einfache Workflows automatisieren, steht ihnen mit Power Automate von Microsoft das wohl bekannteste Automatisierungstool für Geschäftsprozesse zur Verfügung. Großer Vorteil: Microsoft stellt eine Vielzahl an vorgefertigten Vorlagen bereits, sodass User schnell und unkompliziert mit Power Automate starten können. Insgesamt ist eine Anbindung von mehr als 500 Diensten und Systemen über Konnektoren möglich. Zudem können nicht nur Dienste innerhalb von Office 365, sondern auch externe Systeme einfach angebunden werden. Microsoft entwickelt Power Automate konstant weiter und bietet inzwischen auch die Möglichkeit der robotergesteuerten Prozessautomatisierung (RPA) mittels low-code Technologie innerhalb des Power Automate Moduls an.

Definition: Was ist ein Workflow überhaupt?

Ein Workflow ist eine Abfolge von Handlungen, die z.B. einen Datensatz bearbeiten oder eine Aufgabe beenden. Workflows entstehen, indem Schritte und Aufgaben festgelegt werden und zielen darauf ab, eine Aufgabe zu Ende zu führen. Sie sind taktisch, operativ und definieren die technische Ausführung von Arbeitsabläufen.

Mögliche Anwendungsfälle für eine Workflow-Automatisierung sind:

  • Automatische zentrale Aufgabenerfassung im gewünschten Taskmanagement-Tool
  • Abläufe über verschiedene Applikationen oder Datensilos hinweg automatisieren
  • Automatisierter Mailversand nach spezifischem Ereignis
  • Speicherung von E-Mailanhängen in der persönlichen Dokumentenablage
  • Beiträge automatisch auf Social Media Kanälen veröffentlichen
  • Freigaben durch mehrstufige Genehmigungsworkflows einholen

Standard Konnektoren in Power Automate

Unternehmen, die Microsoft bereits nutzen, profitieren besonders stark von der Einführung von Power Automate. Derzeit erlaubt Microsoft die Anbindung von über 500 Standard- und Premium-Konnektoren. Zudem sind Konnektoren für alle großen Cloud-Dienste vorhanden, etwa Twitter oder Salesforce.

Was kostet Power Automate von Microsoft?

Die Basisfunktionalitäten von Power Automate sind in den Microsoft 365 Lizenzen bereits enthalten. Premium-Funktionalitäten sind ab monatlich ca. 13 Euro je User erhältlich.

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Prozesse konkret verbessern mittels BPM (Business Process Management)

Wollen Unternehmen nicht nur einfache Workflows, sondern gesamte Prozessabläufe optimieren, lautet die Lösung Business Process Management, kurz BPM. BPM macht in jedem Unternehmen Sinn, in dem Prozesse manuell ablaufen und dadurch viel Zeit schlucken, nicht definiert oder fehlerbehaftet sind.

Größter Vorteil des BPM ist es, dass Prozesse digitalisiert werden und automatisch von Statten gehen, wodurch die manuelle Prozesskoordination überflüssig wird. Zudem erlaubt BPM einen unternehmensweiten Zugriff auf digitale Geschäftsprozesse. Undefinierte Prozessabläufe werden dadurch für alle Mitarbeiter und Führungskräfte zugänglich gemacht, wodurch ein einheitlicher Prozessablauf sichergestellt werden kann. Gleichzeitig reduziert BPM Systembrüche zugunsten einer systemübergreifenden digitalen Abbildung der Prozesse. Allgemein kann BPM eine Minimierung der Durchlaufzeiten und Prozesskosten begünstigen, in dem klare Prozessstrukturen geschaffen und Fehler und Workarounds behoben werden. Ziel von BPM ist es, die durchgängige Prozessplanung und interaktive Prozessnutzung sicherzustellen.

Definition: Was ist ein Prozess überhaupt?

Ein Prozess beinhaltet eine Vielzahl an Beteiligten, Daten und Workflows und dient dazu, ein übergeordnetes Geschäftsziel zu erreichen. Er ist konzeptionell ausgerichtet und bildet einen Ablauf im Unternehmen so ab, dass er auf strategische Ziele einzahlt und diese erreicht.

Business Process Management (BPM) Tool – Welches Automatisierungstool wählen?

Welches Tool in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommt, hängt von einer Reihe an Faktoren ab. Am Ende entscheidet wahrscheinlich die Vorliebe der IT sowie der Leistungsumfang der unterschiedlichen Anbieter. Generell stellen BPM-Tools eine Technologie zur Modellierung, Automatisierung und Analyse von Geschäftsprozessen dar. Mittels derer können Vorgänge visualisiert, Systeme angebunden und ein umfassendes Prozessbild erstellt werden. Ein gutes Tool ist zudem in der Lage, System miteinander zu verzahnen und die modellierten Prozesse im Unternehmen von Anfang bis Ende zu automatisieren. Zudem lassen sich Auswertungen und Prozesskennzahlen in Echtzeit erhalten, was maßgeblich zu einem effizienteren Prozessmanagement beiträgt.

Wie läuft die Modellierung eines Prozesses ab?

Wollen Unternehmen einen bisher undefinierten, manuellen Prozess mittels BPM automatisieren, muss dieser in einem ersten Schritt modelliert werden. Dafür wird unter Mithilfe aller am Prozess beteiligten Mitarbeiter, ein umfangreicher FlowChart erstellt, welcher den Prozessablauf detailliert abbildet. In diesem Schritt werden zudem Prozessdokumente, Ressourcen, Risiken und IT-System evaluiert und zugeteilt.

Nach der Modellierung kann der Prozess nun in automatisierte Workflows durch eine direkte Anbindung an die IT-Systeme überführt werden, sowie die Optimierung des Ablaufes erfolgen.

Was kostet eine BPM Software?

Eine BPM-Suite liegt im Basis-Preis bei etwa 1.000 Euro pro Monat. Hinzu kommen monatliche User-Gebühren, die sich je nach User-Art (Management oder regulärem User) unterscheiden können.

Sie hören lieber zu? Erfahren Sie in unserem Webinar, wie Sie Prozesse und Workflows in Ihrem Unternehmen optimieren können!

Geschäftsprozessoptimierung in Kürze

  • Unternehmen können durch die Verbesserung ihrer Prozesse Durchlaufzeiten reduzieren wie auch Prozesskosten senken und die Kundenzufriedenheit steigern

  • Der technologische Fortschritt der letzten Jahre hat eine Vielzahl an Automatisierungstechnologien hervorgerbacht, die gängigsten sind die Robotic Process Automation (RPA) und das Business Process Management (BPM)

  • Einfache Workflows können z.B. mittels Power Automate von Microsoft automatisch in Gang gesetzt werden

  • Komplexere Prozesse werden mittels Business Process Management und einem entsprechenden BPM-Tool modelliert, analysiert und optimiert

  • Die Kosten für Workflow- oder BPM-Tool stehen fortlaufend geringeren Prozesskosten, einer allgemeinen Effizienzsteigerung sowie erhöhter Wettbewerbsfähigkeit gegenüber

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Victoria Heidenstedt
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