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Future Workplace? Digital, flexibel und hybrid

Vor nun mehr als zwei Jahren mussten viele eingesessene Bürohengste fluchtartig das Büro verlassen. Der Grund war ein Virus, welches uns noch heute beschäftigt. Offiziell darf man wieder zurück an seinen Arbeitsplatz, nur liest man immer häufiger, dass sich viele Mitarbeiter ein flexibles, hybrides Arbeitsmodell wünschen. Welche Gestaltungsansätze gibt es und was macht den Arbeitsplatz der Zukunft aus?

Geschrieben von
Sina
-
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Der Arbeitsplatz der Zukunft wird sich fundamental verändern.

Laut einer Studie des Microsoft Work Trend Index* wünschen sich 73 % der Arbeitnehmer weiterhin im Homeoffice zu arbeiten. Gleichzeitig wünschen sich 67 % wieder mehr Kontakt zu Ihrem Team. Scrollt man durch seinen LinkedIn Feed, so wird man immer häufiger gefragt, ob man selbst zukünftig lieber im Homeoffice, im Büro oder aber hybrid arbeiten möchte. Wenn man sich die Reaktionen ansieht, so entscheidet sich die Mehrheit der „Leserschaft“ für ein hybrides Modell. Immer mehr Mitarbeiter wollen selbst und eigenständig entscheiden, ob sie das Weekly Jour fixe Meeting persönlich im Büro abhalten oder sich digital per Microsoft Teams dazuschalten.  

Dreht man den Spieß um, aus Sicht des Unternehmers, so haben viele Firmen während des Pandemie-Peak zwangsweise auf Homeoffice umstellen müssen, möchten nun aber ihre Mitarbeiter wieder im Büro antreffen.

Wie gelingt die Digitalisierung und welche Einflüsse prägen den digitalen Arbeitsplatz?

Future Workplace: Übersicht
Abb. 1 – Wichtige Anforderungen eines Future Workplaces

Wir beraten Sie zum Thema digitaler Arbeitsplatz und setzen Ihr Projekt für Sie um. Erfahren Sie hier mehr über unsere Leistungen.

Zu den Leistungen
DMS Consulting

1. Mitarbeiter

„Alles für die Customer Experience.“ So oder so ähnlich lautete lange Zeit das Credo vieler Firmen. Doch wer sich ausschließlich auf die Außen-Wirkung der Firma fokussiert, wird langfristig keinen Erfolg verbuchen. Der Blick nach innen, auf die primär entscheidende Kraft des Unternehmens, birgt den wahren Mehrwert. Zu einer positiven Digital Employee Experience gehört, dass die digitale Transformation des IT-Arbeitsplatzes den Anforderungen der Beschäftigten gerecht wird.  

Dazu zählt eine vielseitig einsetzbare Intranet-Lösung, um produktiv zusammenzuarbeiten, sowie durch digitale Kommunikationstools, wie Microsoft Teams, den Teamgedanken zu stärken.  

Langes Suchen, verschiedene Dokumentenversionen gehören damit der Vergangenheit an. Standortunabhängig haben Sie alle wichtigen Unterlagen sofort zur Verfügung – und dies auf allen Devices. Die Case Study über den Motor- und Fahrzeughersteller Miba AG, ist ein praxisorientiertes Beispiel, wie die Umsetzung eines unternehmensweiten Digital Workplace erfolgreich funktioniert.

2. Nachhaltigkeit  

Ein weiterer wichtiger Aspekt, welcher unwiderruflich mit dem Buzzword „Neue Arbeit“ verknüpft ist – Nachhaltigkeit. Durch einen digitalen Arbeitsplatz und die damit einhergehende digitale Dokumentenablage wird Papier gespart und somit auch die Umwelt geschont. Wer von zu Hause aus arbeitet, spart sich in der Regel die Fahrt ins Büro und reduziert somit die CO₂-Emissionen. Bis zu 12,2 Megatonnen CO₂-Emissionen könnte Deutschland pro Jahr durch hybride Arbeitsmodelle einsparen, das entspricht 83 Millionen Flügen von Berlin nach London.  

Die ökonomische Nachhaltigkeit spiegelt sich in den betrieblichen Geschäftsprozessen wider, die ökologische Nachhaltigkeit wiederum in der Art des Arbeitens. Zu guter Letzt wirkt die soziale Nachhaltigkeit in der Produktion, welche sich stärker im B2C- Bereich ansiedeln lässt, sowie das Involvement von Mitarbeitern und Kunden. Zu guter Letzt wirkt die soziale Nachhaltigkeit gegenüber den Mitarbeitern in Form von angemessener Entlohnung, Jobsicherheit sowie flexiblen Arbeitsmodellen.

3. Technologien  

Eine zentrale Fragestellung ist, was zu einem Arbeitsplatz der Zukunft dazu gehört. Vor allem aber auch, was sind gängige Wünsche des Teams an das Arbeitsplatzkonzept?  

Die Anforderungen des „Future of Work“ Trends stehen und fallen mit der Strategie auf Managementebene. Das Thema neue Arbeitswelten muss mit IT und HR gekoppelt sein, damit ein unternehmensweiter Erfolg gesichert ist.  

Schaut man sich den Faktor IT genauer an, bündeln die Services von Microsoft Sharepoint und Teams die gesamte digitale Zusammenarbeit in einem Unternehmen an einem Ort. Schnell und effektiv über den Teams Online-Chat oder über die Video-Telefonie miteinander einen Projektstatus abstimmen ist somit kein Problem. Mit den zahlreichen Möglichkeiten von MS Teams, ist es noch einfacher, Online-Meetings abzuhalten. Funktionen, wie das neu eingeführte „Hand-hebe-Zeichen“ und die Emoji-Reaktionen, ermöglichen den Teilnehmern eine noch emotionalere digitale Kommunikation.  

Natürlich können Sie ihren digitalen Arbeitsplatz auch individuell gestalten. Dazu wählen Sie aus zahlreichen Microsoft 365-Apps aus und binden diese schnell und unkompliziert an Ihr System an.  Wo gearbeitet wird, fallen Späne, das Sprichwort kennt fast jeder. An einem Ort aber wollen wir keine Späne, bzw. viele verschiedene Versionen – in unserem Dokumentenspeicher. Wir alle kennen die zahlreichen Dokumentenbezeichnungen. „Final.docx.“, „Final-Final-2022.docx“ usw. Damit dieses Szenario der Vergangenheit angehört und alle Ihre Mitarbeiter auf demselben Wissensstand sind, ist der Dokumentenspeicher von SharePoint nicht mehr wegzudenken. Bearbeiten, teilen, ablegen – einfacher geht es nicht. Und wenn doch mal eine Datei gesucht werden muss, finden Sie Ihre Dokumente durch die eingebundene „Verschlagwortung“, auch dann noch, wenn Ihre Datei vom normalen Pfad abgekommen ist.  

Laut einer Studie von EY, Februar 2022, fällt vor allem der Zugriff auf wichtige / benötigte Unterlagen / Materialien unter die Gründe, warum eine vollumfängliche Nutzung von Homeoffice nicht möglich sei. Dies gaben 34 % der weiblichen und 28 % der männlichen Befragten an. Umso wichtiger ist es, ein vollumfängliches, sicheres System für alle Nutzer zu gewährleisten.  

All eyes on me – Sie als Nutzer brauchen eine moderne, userfreundliche Arbeitsoberfläche, welche Ihnen intuitiv zeigt, was wann zu tun ist. Wer kennt es nicht, man arbeitet an einem Dokument, kommt vom hundertsten ins tausende und denkt sich am Ende, dass die erste Version doch die Beste war. Dank der automatischen Datei-Versionierung sind alle Änderungen nachvollziehbar und man kann mit nur einem Klick zur Ursprungsdatei zurückkehren. Verschiedene Abteilungen, verschiedene Dokumente. Regeln Sie Ihre Zugriffsrechte individuell und zielgruppengenau, denn nicht jeder aus der HR-Abteilung braucht Zugriff auf die Dokumente der Marketingabteilung und andersherum. Mit Microsoft 365 sind Ihre Dateien rundum virtuell geschützt. Die It-Sicherheit ist hier zu 100 % garantiert.

4. Ort  

Freelancer und Digital Nomads haben es schon vor Corona vorgemacht. Laptop plus eine gute Internetverbindung reichen aus, um von überall aus zu arbeiten. Der klassische Arbeitsplatz im Büro wird immer mehr zu einem veralteten Modell. Das zeigt auch die aktuelle EY Studie aus Österreich. Die durchschnittliche Pendelzeit vom Arbeitsplatz zum Büro beträgt laut Studie 29 Minuten.  

Zeit ist ein entscheidender Faktor, wenn es um den Ort der Arbeit geht.  Eine 100 % Anwesenheitspflicht im Büro ist seit Corona fast undenkbar, dennoch funktioniert dies am meisten in IT oder Controlling Berufen. Die Hälfte der Befragten gaben außerdem an, dass sie an einem Co-Working-Space in Wohnnähe interessiert wären. Diese Art von Büros sprießen derzeit nur so aus dem Boden und erfreuen sich großer Beliebtheit. Hier wird ein Arbeitsplatz auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis gebucht. High-Speed Internet, eine moderne Büroausstattung sowie Telefonkabinen sind vorhanden. Ein klarer Vorteil des Co-Working-Spaces ist auch, dass verschiedene Personen aus den unterschiedlichsten Branchen aufeinandertreffen und man so sein Networking ausbauen kann. Ein möglicher Nachteil kann sein, dass die Kosten vom Arbeitgeber nicht übernommen werden. Wichtig in Bezug auf den „Future Workplace“ ist, die richtige Mischung für einen selbst zu finden. Die Unternehmen werden hier in ihre Pflicht gerufen, sich mehr in Richtung hybrides Arbeitsmodell zu bewegen. Dies kann jedoch nur gelingen, wenn die richtige Technik (SharePoint, MS Teams) mit eingebunden wird.

5. Fläche  

Zu Beginn der Pandemie, gaben 88 % der Befragten an, dass sie noch über einen festen Büroplatz verfügen. Mittlerweile gibt mehr als ein Drittel an, dass der traditionelle Arbeitsplatz nicht mehr belegt ist. Ohne Berücksichtigung von Urlaubs- und krankheitsbedingten Fehltagen.  

Wenn allerdings der Laptop und das Headset die wichtigsten Devices sind, um gut arbeiten zu können, stellt sich die Frage, ob man neuen Arbeitsplatzkonzepten eine Chance gibt.  

Vor allem Personengruppen jüngerer Generationen, wie Y und Z bewerten den Wandel des modernen Workspace als positiv. Ein Konzept, welches immer wieder diskutiert wird, ist „Activity-based-working“. Hierbei suchen sich die Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz gemäß ihrer derzeitigen Aktivität aus. Das Model wurde bereits in den 1970er Jahren entwickelt und teilt die Devise, dass veraltete starre Raumstrukturen aufgelöst werden. Die Gründer dieser Idee vertraten das Paradigma, „Ihr Büro ist, wo Sie sind.“  So können sich Mitarbeiter, wenn sie wollen, jeden Tag in einen anderen Teil des Büros setzen, um so aktivitätsbezogen zu arbeiten.

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Fazit

Wie also gelingt der digitale Wandel in Richtung Future Workplace?  

Denken Sie ganz einfach. Wer arbeitet für Sie? Ihre Mitarbeiter. Die EY Research Study fand heraus, dass nur die Hälfte aller Beschäftigten aktiv in den Veränderungsprozess mit eingebunden werden. Die Folge ist Unzufriedenheit mit der Arbeitsplatzsituation. Die Einbeziehung in die aktive Mitgestaltung wirkt sich positiv auf die Unternehmensbindung aus.  Aber nicht nur soziale Faktoren sind entscheidend. Das Herzstück des digitalen Wandels, ist wie der Ausdruck bereits sagt, die digitale Transformation.

Hier die Top-5 eines digitalen Arbeitsplatzes:  

1. Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten

2. Einheitliche Struktur und bessere Auffindbarkeit von Dateien

3. Weniger Systemsprünge und Insellösungen

4. Höhere Produktivität und gesteigerte Effizienz

5. Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit dank moderner Arbeitsumgebung

Wer also jetzt auf prozessbasierte, sichere und einfache Anwendungen wie ein Intranet mit SharePoint, Teams etc. setzt, erleichtert die unternehmensweite Zusammenarbeit, teilt gemeinsames Wissen und schafft Zugehörigkeit.

Wir beraten Sie zum Thema digitaler Arbeitsplatz und setzen Ihr Projekt für Sie um. Erfahren Sie hier mehr über unsere Leistungen.

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Victoria Heidenstedt
Sales Manager
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1. Mitarbeiter
2. Nachhaltigkeit
3. Technologien
4. Ort
5. Fläche

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