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Definition: Was macht einen Digital Workplace aus & warum brauchen Sie ihn?

Covid 19 hat es gezeigt: Der Digitale Arbeitsplatz wird in Zukunft immer wichtiger.
Doch was sollte er können, wie führt man ihn ein & welche Fallstricke gibt es?

Geschrieben von
Silvio
October 1, 2020
-
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Inhaltsverzeichnis

  1. Was ist ein Digitaler Arbeitsplatz? (inkl. Bestandteile)
  2. Investitionsgründe für einen Digital Workplace
  3. Rahmenbedingungen für die erfolgreiche Implementierung
  4. Hürden & Scheitergründe der Implementierung
  5. Fazit

Was verbirgt sich hinter dem Begriff digitaler Arbeitsplatz (digital workspace)? Mit welchen Hürden in Bezug auf Technologie und Management müssen Sie bei der Implementierung von digitalen Arbeitsplätzen rechnen? Welche zentrale strategische Rolle kann der Digital Workplace in Zukunft in Ihrem Unternehmen einnehmen und welche Risiken können zum Scheitern führen? All´ diese Fragen klären wir im nachfolgenden Artikel.

Was ist ein Digitaler Arbeitsplatz & aus welchen Bestandteilen kann dieser in der Praxis bestehen?

Eine mögliche Digital Workplace Definition ist die Sammlung digitaler Werkzeuge, die von einem Unternehmen zur Verfügung gestellt werden, um seinen Mitarbeitern zu ermöglichen, ihre Arbeit auf der Grundlage einer verbraucherähnlicheren Computerumgebung zu erledigen, die innovative, flexible, effektive und effiziente Arbeitspraktiken ermöglicht.

Die Definition eines digitalen Arbeitsplatzes sowie der enthaltenen Hilfsmittel kann jedoch für jedes Unternehmens unterschiedlich aussehen z.B. Einheitliches Mobile Device Management vs. Lösungen für Bring your own device Strategien, verschiedene Tools für die digitale Zusammenarbeit (Collaboration), verschiedene Ansätze für die Integration von Core Systemen. Diese, auf Effizienzsteigerung abzielenden Bestandteile, werden meist flankiert von unterstützenden Softwareprodukten zur Verbesserung der Unternehmenskommunikation, zentralen Suchmöglichkeiten sowie sich über die Wertschöpfungskette erstreckende Core Systeme.

Im Rahmen einer Implementierung eines Digitalen Arbeitsplatzes gilt es, technische Rahmenbedingungen mit betriebswirtschaftlichen Zielen zu vereinbaren. Diese Themenbereiche können auf dieser Basis segmentiert und strukturiert werden. Eine konkretes Segmentierungsbeispiel könnte dabei wie folgt aussehen:

Wenn diese auf einen Microsoft Workplace auf Basis von Office 365 gemünzt wird, ergibt sich hierbei beispielsweise folgende Systemlandschaften und Tools:

  • Information Publishing & Content Service Platform (Publishing Intranet): SharePoint Online Kommunikationsseiten, Yammer Social Plattform, Teams Intranet (Share Point Online) Integration, Forms
  • Collaboration & Content Service Platform (Workstream Collaboration & Communication): Microsoft Teams als Workstream Collaboration Produkt, SharePoint Teamsites für langfristige und strukturierte Zusammenarbeit, Austausch in Interessens- und Wissensgruppen durch Yammer (Knowledge Communities), Aufgabenverwaltung anhand von Microsoft Planner
  • Collaboration & Content Service Platform (Dokumentenmanagement): SharePoint Online Metadatenstrukturen, Organisationsrichtlinien für Dokumentenmanagement, Implementierung von Digitalen Akten
  • Productivity Services & Digital Processing: Power Automate für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, PowerApps für die Bereitstellung umfangreicher Formulare für ihre Mitarbeiter

Die einzelnen Teilbereiche der segmentierten Digital Workplace Landscape sind hierbei untereinander integriert. Im Bereich der digitalen Zusammenarbeit können beispielsweise Anwendungsfälle für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen entstehen, z.B. zeitgesteuerte Aufgaben auf Basis eines Workflows oder eines Business Cases.

Im Rahmen der Umsetzung eines Digitalen Arbeitsplatzes ist - sofern betriebswirtschaftlich sinnvoll - auf eine Integration der verschiedenen Teilbereiche zu achten. Ein Bereich für die digitale Zusammenarbeit sollte zum Beispiel die Möglichkeiten bieten, die in den Productivity Services angesiedelten Prozessautomatisierungstools zu nutzen. Die Anbindung der verschiedenen Teilbereiche an eine zentrale Suche, sowie die Berücksichtigung von Analysemöglichkeiten zur Nutzung des Digital Workplace vervollständigen das Beispiel einer Digital Workplace Landscape.

Wir beraten Sie zum Thema digitaler Arbeitsplatz und setzen Ihr Projekt für Sie um. Erfahren Sie hier mehr über unsere Leistungen.

Zu den Leistungen
DMS Consulting

Investitionsgründe in einen Digital Workspace

Erfahrungsgemäß tätigen Unternehmen Investitionen im IT-Infrastrukturbereich zurückhaltend. Nachdem die Bereitstellung einer Digital Workspace Solution mit hohen Investitionsaufwendungen verbunden ist, muss der resultierende Nutzen klar erkennbar sein.

Bitkom veröffentlichte 2019 die Studie „Digital Office im Mittelstand 2019 – Studie zu Status quo und Perspektiven von Enterprise Content Management (ECM)“. Darin wurden folgende Faktoren als ausschlaggebend für die Umsetzung eines digitalen Arbeitsplatzes angegeben:

• Erhöhte Kundenzufriedenheit durch schnelle Reaktionszeiten

• Höhere Prozess- und Datenintegration

• Schnellerer Zugriff auf Informationen

• Effizienzsteigerung und Kostensenkung

• Bessere Sicherheit vor Daten-/ Informationsverlust sowie Einhaltung der Gesetze und Richtlinien

• Eine erhöhte orts- und geräteunabhängige Verfügbarkeit

Ein weiterer maßgebender Punkt für die Investitionen in einen digitalen Arbeitsplatz ist der wachsende Anteil der Generation Y und X am Arbeitsmarkt. Diese, sehr digital-affine Generation wählt bewusst Arbeitgeber mit modernen und zukunftssicheren Arbeitsweisen. Durch ein modernes und effizientes Arbeitsumfeld (verbraucherähnlicheren Computerumgebung) wird die Zufriedenheit der Mitarbeiter sichergestellt, was schlussendlich der Effizienz des Unternehmens, sowie der Attraktivität als Arbeitgeber zugute kommt.

Die Ergebnisse der Bitkom-Studie decken sich in großen Teilen mit der von Avanade durchgeführten „Digital Workplace Global Study“. Die Ergebnisse der Befragung zeigten, dass Unternehmen, die als Profitabler als ihre Konkurrenz bezeichnet werden, zu 88 % mindestens eine Komponente eines Digitalen Arbeitsplatzes eingeführt haben. Die hierbei am häufigsten Vertreter sind Tools für die digitale Zusammenarbeit und Analyse ihrer Geschäftsdaten.

Auch auf globaler Ebene besteht bei der Implementierung des Digital Worplace viel Potenzial. Zwar gaben Unternehmen an, die Digitalisierung habe intern strategische Priorität, die Angaben stehen jedoch im starken Kontrast mit ihrem tatsächlichen Stand der Digitalisierung.

Im Zuge der Digitalisierung ist es durch einen oft zu technischen Fokus wichtig, das Kernthema nicht aus den Augen zu verlieren. Um Arbeitsprozesse für Mitarbeiter zu verbessern und für nachrückende Generationen weiterhin als Arbeitsgeber attraktiv zu sein, ist es essenziell, Mitarbeitern anwenderfreundliche Arbeitsumgebungen („Cosumer like digital employee experience“) zur Verfügung zu stellen. Der Trend ist schon jetzt erkennbar: die Arbeit wird über kurz oder lang überwiegend außerhalb des Büros stattfinden und durch Homeoffice ersetzt werden.

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Rahmenbedingungen für die erfolgreiche Implementierung eines digitalen Arbeitsplatzes

Die Sicherstellung der Wettbewerbsfähigkeit fordert von Unternehmen eine hohe Agilität der Organisations-, Prozess- und Technologie-Strukturen. Die Digital Workplace Strategy des Unternehmens muss dementsprechend Rahmenbedingungen für IT-Systeme entlang der Wertschöpfungskette festegen. Hierbei sind die notwendigen Tools, Arbeitsorte, Prozesse, Unternehmenskultur und Arbeitsweisen zu berücksichtigen.

Für die erfolgreiche Umsetzung Ihrer Digital Workplace Projekte ist sicherzustellen, dass Sie ein klaren Fahrplan für Ihren digitalen Arbeitsplatz konzipieren. Im Nachfolgenden werden beispielhaft einige Punkte der zu definierenden Rahmenbedingungen aufgeführt und erläutert.

Beispiel-Rahmenbedingungen für die Integrationen eines digitalen Arbeitsplatzes

• Berücksichtigung eines responsiven Designs innerhalb der Umsetzung des Digitalen Arbeitsplatzes

• Die Gewährleistung von barrierefreien Oberflächen für Applikationen im digitalen Arbeitsplatz

• Klare Definition der Core-Systemgrenzen in Anlehnung an Ihre Unternehmens-Wertschöpfungskette

• Richtlinien für die Integration von Core-System-übergreifenden Prozessen

• Rahmenwerk für Kommunikationskanäle im Unternehmen

• Zielgruppendefinition im Rahmen der Digital Workplace Umsetzung (z.B. Blue Collar Integration vs. Only White Collar Zugang zum digitalen Arbeitsplatz)

• Technische Mindestanforderungen an Performance und Wartbarkeit

• Erstellen einer Governance oder eines Entscheidungs-Boards für die Steuerung und langfristige Betreuung des digitalen Arbeitsplatzes

• Klare Regularien für die Bewertung der betriebswirtschaftlichen Sinnhaftigkeit

Hürden und Gründe für scheiternde Digital Workplace Projekte

Durch den schnellen technologischen Wandel stehen Unternehmen vor der Herausforderung, die technischen Anforderungen an IT-unterstütztes Arbeiten zu erfüllen. Durch die hierdurch auferlegte Taktung an notwendigen Änderungen und Technologie-Entwicklungen, müssen viele Unternehmen im Zuge Ihrer Digital Workplace Projekte große Hürden überwinden und beispielsweise oft kurzfristig technische Machbarkeiten prüfen.

Hierbei rückt in vielen Fällen die betriebswirtschaftliche Sinnhaftigkeit in den Hintergrund. Eine klare Definition der technischen Rahmenbedingungen ist wichtig, da sonst schnell Mehraufwendungen im späteren Projektverlauf enstehen können. Grund hierfür könnte die Investition in Applikationen sein, die nicht zusammenarbeiten oder nur mit hohen Kosten integriert werden können. Durch den Fokus auf technische Machbarkeiten und neue Technologien wird meist das Ziel eines Digital Workplaces (z.B. Digital unterstütze Effizienzsteigerung entlang der Wertschöpfungskette des Unternehmens) verfehlt. Diese, anhand neuer Tools bereitgestellten „Digitalen Arbeitsplätze“, decken nur Teile der Arbeitsprozesse der Mitarbeiter in ihrem operativen Geschäftsbereichen ab. Die geplante Effizienz Steigerung bleibt daher oftmals aus und wirkt sich negativ auf die betriebswirtschaftliche Rentabilität aus.

Fazit zur Digitalisierung am Arbeitsplatz:

Die Umsetzung eines digitalen Arbeitsplatzes bietet Unternehmen enorme Potenziale: Effizienzsteigerungen, neue strategische Ausrichtungen und Potenzial für Veränderungen in Geschäftsprozessen mit direkter Auswirkung auf ihre Kunden und Geschäftspartner. Der Aufbau und die Bestandteile eines digitalen Arbeitsplatzes unterscheiden sich hierbei in jedem Unternehmen.

Es ist wichtig, die Digitalisierung auf die Wertschöpfungskette auszurichten und Geschäftsprozesse durch Digitalisierung zu unterstützen. Neben erhöhter Effizienz ermöglicht die Digitalisierung ebenfalls eine Steigerung der Unternehmensattraktivität durch eine moderne Employee Experience.

Im Rahmen Ihrer Digital Workplace Projekte ist esjedoch wichtig, eine gesamtheitliche Strategie zu entwickeln, Rahmenbedingungen für Ihren Digitalen Arbeitsplatz festzulegen und Anforderungen auf Ihre wirtschaftliche Sinnhaftigkeit zu prüfen.

Quellen:

1. Kruse, Paul, Geißler, Peter (Hrsg.): Das vernetzte Unternehmen Wie der Digital Workplace unsere Zusammenarbeit neu gestaltet. 1. Aufl. Norderstedt 2015, ISBN 978-3-7392-9620-3.

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Victoria Heidenstedt
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