Am Thema digitaler Arbeitsplatz führt kein Weg vorbei. In 2020 hat mobiles Arbeiten so viel Bedeutung gewonnen, wie in keinem anderen Jahr zuvor. Viele Unternehmen haben erkannt, dass sich Arbeitsweisen spätestens jetzt grundlegend ändern müssen – dass sie mobiler und flexibler werden müssen.
Ein „Arbeitsplatz der Zukunft“ selbst ist jedoch kein Produkt, das Unternehmen in kurzer Zeit einführen, sondern eine tiefgreifende Veränderung, die sich von der Kultur über Arbeitsmodelle bis zur technologischen Infrastruktur erstreckt. Lesen Sie in diesem Artikel, was zu einem modernen Arbeitsplatz dazugehört und wie sich der Wandel gestalten lässt.
Was versprechen sich Unternehmen schließlich von einem digitalen Arbeitsplatz? Zu den wesentlichen Treibern zählen neben offensichtlichen Effizienzgewinnen und produktiveren Arbeitsweisen ebenso die Optimierung von Geschäftsprozessen, um langfristig Kosten zu senken und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Wirft man einen Blick in die Unternehmen ist festzustellen, dass diese mit der Digitalisierung des Arbeitsplatzes in erster Linie Mobilität und Technologie assoziieren. Dagegen verbinden Arbeitnehmer hauptsächlich einen Wandel der Arbeitszeitmodelle sowie Homeoffice oder remote work. Viele Unternehmen haben nun das Thema „Digital Workplace“ in Angriff genommen und sind dabei, organisationsweite Arbeitsplatz- und Mobilitätskonzepte zu entwickeln.
Lag vor einigen Jahren die klassische Telefonkonferenz noch auf Platz 1 der meistgenutzten Collaboration-Tools haben sich nun diverse Online-Meeting-Tools wie Microsoft Teams oder Zoom etabliert. Besonders durch die intuitive Nutzung von mobilen Geräten und modernen Anwendungen im privaten Gebrauch, steigen auch die Anforderungen an Anwendungen, die in der täglichen Arbeit zum Einsatz kommen. Auch in Bezug auf den Arbeitsort wünschen sich Arbeitnehmer mehr Flexibilität.
Vor diesem Hintergrund ist ein grundlegendes Überdenken der richtigen technologischen Basis, die das tägliche Arbeiten erleichtert und mobil macht, ein zentraler Punkt, dem sich Unternehmen annehmen sollten. Im Kampf um talentierte Mitarbeiter müssen Unternehmen die gestiegenen Anforderungen der Bewerber erfüllen. Beruf und Leben müssen miteinander vereinbar, Arbeitszeiten flexibel und Informationen oder Anwendungen für modernes Arbeiten schnell verfügbar sein. Doch sind diese Forderungen realistisch und sollten Unternehmen diesen nachkommen? Eines ist klar: von einem modernen Arbeitsplatz profitieren beide Parteien: Mitarbeiter sind zufriedener, arbeiten motivierter und produktiver, wovon wiederum Unternehmen in Form von Effizienzsteigerungen und niedrigerer Fluktuation profitieren.
Die Entwicklung geht immer mehr weg von festen Büroarbeitsplätzen – Homeoffice und remote work ist stark im Kommen. Dabei muss der Mitarbeiter nicht zwingend Zuhause arbeiten. Angesichts des hohen Angebots an Desk Sharing oder Co-Working Spaces kann praktisch von jeder Stadt und jedem Land aus konzentriert in einem professionellen Office gearbeitet werden. Dafür braucht der Mitarbeiter nur die richtigen Tools, um auf Daten und Systeme zugreifen und problemlos mit dem Team kommunizieren zu können.
Ein Digital Workplace verändert die Art und Weise, wie Mitarbeiter arbeiten, grundlegend. Statt dezentraler Ablage sowie trägem Wissens- und Informationsaustausch bietet ein digitaler Arbeitsplatz einen sicheren Zugriff auf alle im Unternehmen benötigten Anwendungen und Daten - und das zu jeder Zeit und von jedem beliebigen Gerät. Er kombiniert Information, Interaktion, Zusammenarbeit und Geschäftsprozesse - und stellt dabei den Nutzer in den Vordergrund.
Durchdachte Arbeitsplatzkonzepte integrieren und vereinen die unterschiedlichsten Anwendungen. Ein Intranetportal dient dabei als Informations- und Kommunikationstool und stellt Mitarbeitern wichtige Informationen und Daten zentral zur Verfügung. Dort können Teams zusammenarbeiten oder mit Microsoft Teams eine weitere Lösung für die Kollaboration geschaffen werden.
Die Anbindung eines zentralen Dokumentenmanagement-Systems wiederrum ermöglicht eine zentrale Ablage von Dokumenten, welche gemeinsam bearbeitet, geteilt oder archiviert werden können. Der Digital Workplace mit seinen vielfältigen Tools ist somit Grundvoraussetzung für standortunabhängiges Arbeiten, da sich Mitarbeiter dadurch unabhängig von Zeit und Arbeitsort vernetzen, kommunizieren und zusammenarbeiten können.
Doch trotz höherer Produktivität und Zufriedenheit, die durch mobiles Arbeiten entstehen, beklagen Arbeitnehmer oft die fehlenden soziale Kontakte im Team. Um auch die Unternehmenskultur und Zusammengehörigkeit nicht zu verlieren, sollten Organisationen flexible Homeoffice-Regelungen finden, die den sozialen Bedürfnissen der Mitarbeiter ebenso gerecht werden wie der Möglichkeit nach konzentrierter Arbeit von Zuhause aus.
Viele Studien belegen den Zuwachs der Arbeitsproduktivität, der durch einen modernen, digitalen Arbeitsplatz mit intuitiven Anwendungen entsteht. Ein Beispiel für den Produktivitätsgewinn liegt beispielsweise auch in der Zeitersparnis durch den Wegfall des Pendelns zum Arbeitsplatz. Einen Teil der dadurch gewonnenen Zeit wird dabei nicht nur der eigenen Freizeit zugeführt - ein überraschend hoher Anteil wird durch zusätzliche Arbeitsstunden an die Organisation zurückgegeben.
Einige Unternehmen untersuchten die Arbeitszeiten von Mitarbeitern im Homeoffice mit dem Ergebnis, dass fast 60 % der eingesparten Zeit tatsächlich wieder der Arbeit gewidmet werden. Neben diesem Effizienzgewinn lohnt sich aber ebenso ein Blick auf die möglichen Einsparpotenziale bei stationären Büros. Denn physische Arbeitsplätze sind teuer. Rechnet man Büromiete, Ausstattung, Stromkosten und kostenlose Benefits wie Kaffee und Obst zusammen, entsteht ein enormer Kostenblock. Arbeiten die Mitarbeiter von Zuhause oder von unterwegs, reduzieren sich diese Ausgaben drastisch.
Die Vorteile, die ein digitaler Arbeitsplatz Unternehmen und Mitarbeitern bietet, liegen auf der Hand. Nun ist es wichtig, den digitalen Wandel in die Tat umzusetzen. Neben der Bereitstellung der benötigten Hardware wäre die Tätigkeit vieler Mitarbeiter problemlos digital abbildbar. Lösungen für virtuelle Teamräume, Online Meetings, digitale Dokumentenablage und digitalisierte Geschäftsprozesse machen es möglich. Alles, was Unternehmen tun müssen: die passende Infrastruktur schaffen, geeignete und integrierte Tools und Plattformen bereitstellen und in die Organisation implementieren.
Dennoch muss diese Veränderung mit einer neuen, tragfähigen Digital-Strategie untermauert werden, die ebenso den Fokus auf Change Management legt und die Mitarbeiter durch diesen Wandel mitnimmt. Der aktuelle Digitalisierungsschub und die wachsende Nachfrage nach digitalen Arbeitswelten seitens der Mitarbeiter verlangen den Rückhalt des Managements in Bezug auf die Einführung eines Modern Workplace. Nur mit einer klaren Vision, Strategie und Konzept kann der Arbeitsplatz von morgen und der digitale Wandel durch die gesamte Organisation getragen werden. Eine strukturierte Herangehensweise kombiniert mit der richtigen Auswahl an Tools wird dieses Vorhaben schließlich zum Erfolg führen.
